Desain & Struktur Kepemimpinan

Definisi Struktur Organisasi

Apakah itu struktur organisasi? Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi. Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.

Desain organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :

- Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.

- Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer

- Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien

- Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan

Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi

- Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan

Biasanya keputusan-keputusan yang ada pada organisasi dipengaruhi oleh keputusan struktural :

Dan yang mempengaruhi keputusan struktural:

- Keseluruhan strategi organisasi 

- Ukuran organisasi : dipengaruhi oleh besar/kecilnya sebuah organisasi

- Teknologi yang digunakan : Struktur perusahaan beradaptasi dengan teknologi yang dipakai, dan teknologi ini biasanya selalu berkembang

- Kadar ketidakpastian lingkungan : terdapat lingkungan yang stabil ada pula lingkungan yang dinamis, dan organisasi tersebut harus bisa menyesuaikan diri dengan lingkungan disekitarnya

Kerangka dari Strategi :

- Inovasi : mengejar keuntungan kompetitif dengan inovasi yang berarti dan khas

- Meminimalisir Pengeluaran : Fokus dengan mengontrol ketat pengeluaran yang membutuhkan struktur mekanik pada organisasi

- Imitasi : meminimalkan resiko dan memaksimalkan keuntungan dengan meniru penguasa pasar yang membutuhkan organik dan mekanik elemen pada organisasi

Macam - macam Desain Organisasi :

Desain Organisasi Tradisional

- Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah

- Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi

- Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan

Desain Organisasi Kontemporer

- Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri

- Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai

- Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas : desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan supplier

- Menghapus penghalang (horizontal)

- Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder

Organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa belajar, dan organisasi yang belajar adalah sebuah organisasi yang mengembangkan kapasitasnya dengan mempelajari, beradaptasi, dan berubah melalui latihan pengetahuan memanajemen oleh karyawan

Karakteristik dari Organisasi yang belajar : 

-    Open team based organization,  dengan cara memberi kekuasaan lebih kepada karyawan

-    Alur pertukaran informasi terbuka dan penyebaran informasi lancar

-    Kepemimpinan yang menyebarkan visi untuk masa mendatang

-    Budaya yang kuat, kepercayaan, keterbukaan, dan rasa pengertian terhadap komunitas

Kesimpulan

• Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi.Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut

Sumber  :

https://www.academia.edu/9477983/Struktur_dan_Desain_Organisasi

Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi

1.Pengertian Keputusan

Pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang sangat penting bagi individu maupun organisasi. Mengambil keputusan kadang-kadang mudah tetapi lebih sering sulit sekali. Kemudahan atau kesulitan mengambil keputusan tergantung pada banyaknya alternatif yang tersedia. Semakin banyak alternatif yang tersedia, kita akan semakin sulit dalam mengambil keputusan. Keputusan yang diambil memiliki tinkat yang berbeda-beda. Ada keputusan yang tidak terlalu berpengaruh terhadap organisasi, tetapi ada keputusan yang dapat menentukan kelangsungan hidup organisasi. Oleh karena itu, hendaknya mengambil keputusan dengan hati-hati dan bijaksana.

Keputusan adalah sesuatu pilihan yang diambil diantara satu atau lebih pilihan yang tersedia.

2.Jenis-Jenis Keputusan

Jenis Keputusan dalam sebuah organisasi dapat digolongkan berdasarkan banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengambil keputusan tersebut. Bagian mana organisasi harus dilibatkan dalam mengambil keputusan, dan pada bagian organisasi mana keputusan tersebut difokuskan.

Secara garis besar keputusan digolongkan ke dalam keputusan rutin dan keputusan yang tidak rutin. Keputusan rutin adalah keputusan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang, dan biasanya telah dikembangkan cara tertentu untuk mengendalikannya. Keputusan tidak rutin adalah keputusan yang diambil pada saat-saat khusus dan tidak bersifat rutin.

Dalam mengambil keputusan, baik yang bersifat rutin maupun tidak, ada dua metode yang digunakan. Metode pertama adalah metode tradisional, dimana pengambilan keputusan lebih berdasarkan pada intuisi dan kebiasaan. Metode yang kedua adalah metode modern, dimana pengambilan keputusan didasarkan pada perhitungan matematis dan penggunaan instrumen yang bersifat modern, seperti komputer dan perhitungan statistik.

Pengambilan keputusan berdasrkan metode ada 2, yaitu tradisional dan modern. Pengambilan keputusan secara garis besar ada 2, yaitu rutin dan tidak rutin.

3.Tingkat Pengambilan Keputusan

Banyak jenis keputusan yang berbeda harus dibuat dalam organisasi. Seperti bagaimana membuat suatu produk, bagaimana memelihara mesin, bagaimana menjamin kualitas produk dan bagaimana membentuk hubungan yang saling menguntungkan dengan pelanggan.

Dengan keputusan yang berbeda ini, beberapa tipe dasar pemikiran harus dikembangkan untuk menetapkan siapa saja yang memiliki tanggung jawab untuk membuat keputusan dalam organisasi.

Pemikiran tersebut didasarkan pada dua faktor berikut :

Sejauh mana keputusan yang diambil akan mempengaruhi pihak lain.

Tingkat manajemen.

Keputusan yang diambil mungkin hanya memiliki sedikit pengaruh terhadap organisasi secara umum, tetapi bisa saja sebaliknya. Semakin banyak pengaruh keputusan yang diambil terhadap organisasi tersebut, semakin vital keputusan tersebut. Tingkatan pada manajemen menuntuk pada manajemen tingkat bawah, menengah, dan atas. Dasar pemikiran untuk menentukan siapa yang akan mengambil keputusan adalah semakin besar pengaruh keputusan yang diambil terhadap organisasi (yang artinya semakin vital keputusan tersebut) maka semakin tinggi tingkatan manajer yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan tersebut.

Walaupun seseorang wirausahawan memiliki tanggung jawab dalam pembuatan keputusan tertentu, tidak berarti ketika mengambil keputusan tidak membutuhkan bantuan orang lain, terutama anggota organisasinya.

Ada sebuah cara yang disebut “konsensus” yang biasa digunakan wirausahawan untuk mendorong anggota organisasi terlibat dalam pengambilan keputusan tertentu. Konsensus adalah persetujuan dalam pengambilan keputusan oleh semua individu yang terlibat didalamnya. Konsensus biasanya terjadi setelah pertimbangan dan pembahasan mendalam yang lama oleh anggota-anggota dari kelompok yang mengambil keputusan.

Keputusan melalui konsensus memiliki kelebihan dan kekurangan.

Kelebihannya : Seorang wirausaha dapat lebih memanfaatkan perhatian pada konsep, sementara anggota organisasi lainnya mengembangkan konsep dasar tersebut menjadi sebuah keputusan konkrit dan dapat diambil.

Kekurangannya : terlalu banyak orang yang dilibatkan, amak pengambilan keputusan memakan waktu yang relatif lama dan biayanya yang relatif mahal.

4.Proses pengambilan keputusan

Proses pengambilan keputusan didefinisikan sebagai langkah yang diambil oleh pembuat keputusan untuk memilih alternatif yang tersedia. Adapun langkah sistematis yang harus dilakukan dalam proses pengambilan keputusan adalah sebgai berikut :

Mengidentifikasi atau mengenali masalah yang dihadapi

Mencari alternatif perusahaan bagi masalah yang dihadapi

Memilih alternatif yang paling efisien dan efektif untuk memecahkan masalah

Melaksanakan alternatif tersebut

Mengevaluasi apakah alternatif yang dilaksanakan berhasil dan sesuai dengan yang diharapkan.

Berikut ini merupakan penjabaran proses pengambilan keputusan.

1.Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah proses pemecahan masalah yang menghalangi atau menghambat tercapainya tujuan. Agar masalah dapat dipecahkan, terlebih dahulu harus dikenali apa masalahnya.

2.Mencari alternatif pemecahan

Setelah masalh dikenali maka dapat dilakukan pencarian terhadap alternatif-alrternatif yang mungkin dapat memecahkan masalah yang dihadapi. Dalam mencari alternatif hendaknya tidak mamikirkan masalah efisiensi dan efektifitas. Ynag terpenting adalah mengumpulkan sebanyak-banyaknya alternatif. Setelah alternatif terkumpul, barulah disusun berurutan dari yang paling diinginkan sampai yang tidak diinginkan.

3.Memilih alternatif

Setelah alternatif tersusun, barulah dapat dilakukan pilihan alternatif yang dapat memberikan manfaat, dalam arti dapat memecahkan masalah dengan cara yang paling efektif dan efisien. Sebelum menjatuhkan pilihan pada sebuah alternatif, ajukan pertanyaan untuk tiap-tiap alternatif.

4.Pelaksanaan alternatif

Setelah alternatif dipilih, tibalah saatnya melaksanakannya ke dalam bentuk tindakan. pelaksanaan harus sesuai denga rencana, agar tujuan memecahkan masalh dapat tercapai.

5.Evaluasi

Setelah alternatif dilaksanakan, bukan berarti proses pengambilan keputusan telah selesai. Pelaksanaan alternatif harus terus diamati, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Bila langkah-langkah pelaksanaan telah dilakukan dengan benar tetapi hasil yang dicapai tidak maksimal, sudah waktunya untuk mempertimbangkan kembali pemilihan alternatif lainnya. Tidak maksimalnya hasil yang dicapai mungkin terjadi karena pengaruh negatif potensial benar-benar terjadi, atau mungkin pengaruh negatif yang tadinya tidak diperkirakan.

Langkah proses pengambilan keputusan ada 5, yaitu identifikasi masalah, mencari alternatif pemecahan, pelaksanaan alternatif, dan evaluasi.

Kesimpulan

Pengambilan keputusan adalah suatu tindakan yang sengaja, tidak secara kebetulan dan tidak boleh sembarangan dalam rangka memecahkan masalah yang dihadapi suatu organisasi. Dimana pengambilan keputusan ini ditanggung dan diputuskan oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan dan untuk menghasilkan keputusan yang baik itu sangat dibutuhkan informasi yang lengkap mengenai permasalahan, inti masalah, penyelesaian masalah, dan konsekuensi dari keputusan yang diambil.

            Selain informasi, dalam penyelesaian masalah pun dibutuhkan perumusan masalah dengan baik. Kemudian dibuatkan alternatif-alternatif keputusan masalah yang disertai dengan konsekuensi positif dan negatif. Jika semua hal itu dapat dikemukakan dan dicari secara tepat, masalah tersebut akan lebih mudah untuk diselesaikan.

Dalam setiap pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi diperlukannya sebuah musyawarah, karena musyawarah merupakan salah satu proses yang sangat berpengaruh akan sebuah hasil yang baik dalam pengambilan keputusan tersebut. Sesuai dengan teori organisasi umum yakni menghargai setiap pendapat.

Sumber :
http://nikotrileksono.tumblr.com/post/47086072101/pengambilan-keputusan-dalam-organisasi
http://resturamadhandream.blogspot.com/2013/04/i-1.html
http://ypwlns.blogspot.com/2012/10/proses-pengambilan-keputusan.html

Kerja Sama Dalam Kelompok

A.PENGERTIAN DAN KARAKTERISTIK KELOMPOK

PENGERTIAN KELOMPOK MENURUT BEBERAPA AHLI :

1.Menurut Homans (1950) : kelompok adalah sejumlah individu berkomunikasi satu dengan yang lain dalam jangka waktu tertentu yang jumlahnya tidak terlalu banyak, sehingga tiap orang dapat berkomunikasi dengan semua anggota secara langsung.

2.Menurut Merton, kelompok merupakan sekelompok orang yang saling berinteraksi sesuai dengan pola yang telah mapan, sedangkan kolektiva merupakan orang yang mempunyai rasa solidaritas karena berbagai niai bersama dan yang telah memiliki rasa kewajiban moral untuk menjalankan harapan peran.

3.Menurut Achmad S. Ruky, Kelompok adalah sejumlah orang yang berhubungan (berinteraksi) antara satu dan yang lainnya, yang secara psikologis sadar akan kehadiran yang lain dan yang menganggap diri mereka sebagai suatu kelompok.

4.Menurut  Muzafer Sherif, Kelompok  adalah kesatuan  yang terdiri dari dua atau lebih individu yang telah mengadakan interaksi sosial yang cukup intensif dan teratur, sehingga di antara individu itu sudah terdapat pembagian tugas, struktur dan norma-norma tertentu.

5.Menurut De Vito (1997) : kelompok merupakan sekumpulan individu yang cukup kecil bagi semua anggota untuk berkomunikasi secara relatif mudah. Para anggota saling berhubungan satu sama lain dengan beberapa tujuan yang sama dan memiliki semacam organisasi atau struktur diantara mereka. Kelompok mengembangkan norma-norma, atau peraturan yang mengidentifikasi tentang apayang dianggap sebagai perilaku yang diinginkan bagi semua anggotanya.

Karakteristik Kelompok

1.Terdiri dari dua orang atau lebih dalam interaksi sosial baik  secara verbal maupun non verbal.

2.Anggota kelompok harus mempunyai pengaruh satu sama lain supaya dapat diakui menjadi anggota suatu kelompok

3.Mempunyai struktur hubungan yang stabil sehingga dapat menjaga anggota kelompok secara bersama dan berfungsi sebagai suatu unit.

4.Anggota kelompok adalah orang yang mempunyai tujuan atau minat yang sama.

5.Individu yang tergabung dalam kelompok, saling mengenal satu     sama lain serta dapat membedakan orang-orang yang bukan anggota kelompoknya.

B. TAHAPAN PEMBENTUKAN KELOMPOK

      Model pembentukan suatu kelompok pertama kali diajukan oleh Bruce Tackman (1965). Teori ini dikenal sebagai salah satu teori pembentukan kelompok yang terbaik dan menghasilkan banyak ide-ide lain setelah kosep ini dicetuskan.

Tahap 1 - Forming

    Pada tahap ini kelompok baru saja dibentuk dan diberikan tugas. Anggota kelompok cenderung untuk bekerja sendiri dan walaupun memiliki itikad baik namun mereka belum saling mengenal dan belum saling percaya.

Tahap 2 - Storming

    Kelompok mulai mengembangkan ide-ide berhubungan dengan tugas-tugas yang mereka hadapi. Mereka membahas isu-isu semacam masalah yang harus mereka selesaikan. Anggota kelompok saling terbuka dan mengkonfrontasi ide-ide dan perspektif mereka masing-masing. Pada beberapa kasus, tahap storming cepat selesai. Namun ada pula yang mandenk pada tahap ini.

Tahap 3 - Norming

    Terdapat kesepakatan dan konsensus antara anggota kelompok. Peranan dan tanggung jawab telah jelas. Anggota kelompok mulai dapat mempercayai satu sama lain seiring dengan mereka melihat kontribusi masing-masing anggota untuk kelompok.

Tahap 4 - Performing

     Kelompok dalam tahap ini dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lancar dan efektif tanpa ada konflik yang tidak perlu dan supervisi eksternal. Anggota kelompok saling bergantung satu sama lainnya dan mereka saling respect dalam berkomunikasi.

Tahap 5 - Adjourning dan Transforming

     Tahap dimana proyek berakhir dan kelompok membubarkan diri. Kelompok bisa saja kembali pada tahap mana pun ketika mereka mengalami perubahan.

KEKUATAN TEAM WORK

Berdua lebih baik dari seorang diri, tali tiga lembar tak mudah diputuskan.

Anda tentu ingat karakter Superman. Tokoh fantasi idola tua muda yang gemar menolong dan menang melawan segala kejahatan. Almarhum Christopher Reeve menjadi sangat terkenal ketika ia memerankan tokoh Superman. Mendekati akhir hidupnya, Reeve mengalami kecelakaan yang mengakibatkan ia lumpuh total. Namun ”Sang Superman”, dengan bantuan keluarga, rekan dan medis sanggup meneruskan hidupnya dengan baik, bahkan menjadi sutradara film.

Apa yang dapat disimak dari peristiwa ini ? Tak seorangpun yang benar-benar bisa menjadi Superman. Semua manusia ternyata saling membutuhkan. Sebuah kekuatan dan kehebatan terletak dari kerjasama dan sinergi yang harmonis.

Kegagalan the lone ranger.

Memang benar ada orang yang memiliki banyak talenta dan sanggup mengerjakan berbagai pekerjaan sekaligus ( multi tasking). Namun ia tetap membutuhkan orang lain. Untuk sementara ia kelihatan unggul, tapi sesungguhnya ia tak akan mampu bersaing menghadapi kekuatan sebuah tim.

Seorang pemilik perusahaan bermaksud mencari rekanan untuk jasa training di kantornya. Ia menghubungi sebuah perusahaan training dan menanyakan perihal kompetensi sang trainer. Dengan bangga sang trainer menjawab bahwa ia sanggup mengajarkan semua bidang keahlian yang diinginkan pemilik perusahaan. Harapannya ia pasti memperoleh pekerjaan tersebut. Namun ia harus kecewa, karena ternyata si bos mencari trainer yang expert pada bidang tertentu dan bukan yang bisa segalanya.

Di tengah era globalisasi, spesialisasi sangat diperlukan.

Apa yang dilakukan seorang CEO – Chief Executive Officer untuk membangun tim kerjanya yang solid dan terintegrasi ? Pemimpin yang handal akan membentuk struktur organisasi dengan menempatkan orang yang tepat pada bidangnya dan mampu bekerja sama dengan baik.

1.Spesifik.

Analogi yang paling tepat adalah jari-jari tangan kita. Bayangkan apa yang terjadi jika kita memiliki jari yang semuanya terdiri atas jempol atau kelingking. Namun jari kita diciptakan sesuai dengan fungsi dan keunikan masing-masing. Keragaman memperkuat fungsi, memperkaya khazanah dan kompetensi dari tim kerja kita.

2.Delegasi.

Delegasi berbicara mengenai pemahaman fungsi dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan. Tim kerja yang tidak jelas job desc nya tidak mungkin dapat bekerja sama dengan baik. Delegasi diawali dengan penempatan yang tepat sesuai kapasitas dan kompetensi masing-masing anggota tim kerja.

3.Kerjasama.

Si buta dan si lumpuh saling bertetangga, namun saling bermusuhan. Tanpa henti mereka saling mengolok-olok kekurangan masing-masing. Suatu saat desa mereka di landa banjir. Semua penduduk mengungsi ke bukit. Tinggallah mereka berdua. Akhirnya mereka menyadari kesalahan masing-masing dan mau saling menerima. Si buta membopong si lumpuh. Dengan petunjuk si lumpuh, si buta bergegas berjalan naik ke bukit. Setiap manusia punya kelebihan tapi juga kekurangan. Jika belajar untuk saling menerima, sesama manusia akan mudah membangun sinergi dalam tim kerja.

4.Membiasakan diri bekerja secara tim.

Tidak banyak yang memiliki bakat alamiah sebagai pemimpin. Namun sebagian besar pemimpin sulit mendelegasikan atau bekerja sama dengan orang lain. Ego yang kuat dan sulit mempercayai merupakan halangan terbesar dalam tim kerja. Namun hal ini dapat dikelola dan dilatih agar kita tidak terjebak dalam kegagalan the lone ranger. Pemimpin tidak dilahirkan, melainkan dibentuk. Sama halnya dengan tim kerja yang harus dibangun dengan melewati berbagai proses pembentukan. Diawali dengan tahap pengenalan pribadi dan sesama anggota, lalu ada tahap konflik dan perbedaan pendapat. Kemudian terjadi proses saling memahami dan penyesuaian pribadi yang dilanjutkan dengan kemampuan untuk saling mengisi dan sinergi. Ketika seorang merasa lemah, maka anggota tim yang lain akan dapat menolong. Itulah keunggulan sebuah sinergi tim kerja.

D. IMPLIKASI MANAJERIAL

           Kesimpulannya Kelompok atau team merupakan sekumpulan individu yang cukup kecil dimana untuk berkomunikasi lebih mudah. Para anggota saling berhubungan satu sama lain dengan beberapa tujuan yang sama dan memiliki semacam organisasi atau struktur diantara mereka. Kelompok mengembangkan norma-norma, atau peraturan yang mengidentifikasi tentang apa yang dianggap sebagai perilaku yang diinginkan bagi semua anggota tersebut.

Tim kerja yang solid tidak hanya mampu melewati masa-masa yang sulit, tetapi juga bersama-sama menikmati kegembiraan dan sukacita atas suatu keberhasilan. Untuk meningkatkan efektifitas teamwork dalam sebuah perusahaan memerlukan teamwork yang baik antara bagian dan divisi dalam perusahaannya tersebut,agar perusahaan dapatberkembang dan bergerak maju dengan lebih cepat.

           

http://nikotrileksono.tumblr.com/post/47000431365/bekerjasama-dalam-team-kelompok

http://ruslanberbagi2.blogspot.com/2013/05/bekerja-sama-dalam-teamkelompok.html

http://myblogsoniaregina.blogspot.com/2013/04/bekerja-sama-dalam-team-kelompok.html